Supplier Management
Stammdaten-Hygiene auf Autopilot
Veraltete Lieferantendaten sind das größte Einfallstor für Betrug. capient FLOW etabliert eine Single Source of Truth, eliminiert Doubletten und validiert Bankverbindungen vollautomatisch.
Vertrauen Sie Ihren Stammdaten blind?
In vielen Unternehmen verwildern Lieferantendaten in einer Grauzone zwischen Einkauf und Buchhaltung. Das Ergebnis sind Dubletten, Karteileichen und fehlende Steuernummern.
Hohes Betrugsrisiko
Kriminelle nutzen ungepflegte Stammdaten gezielt für CEO-Fraud, indem sie sensible Bankdaten völlig unbemerkt vor einem Zahl-Lauf ändern.
Blockierte Prozesse
Jede automatisierte Rechnungsverarbeitung scheitert ohne validen Stammdatenbezug, was teure manuelle Korrekturen im Fibu-Team erzwingt.
Gefährdete Compliance
Fehlende Steuernummern oder unvollständige Adressdaten gefährden direkt den Vorsteuerabzug und verursachen kritische steuerrechtliche Risiken.
Vom „Frühjahrsputz“ zur Echtzeit-Kontrolle
capient FLOW wartet nicht auf den Jahresabschluss. Unsere Engine scannt Ihre Kreditoren-Datenbank täglich und schlägt Alarm, bevor ein Schaden entsteht.
Intelligente Dubletten-Präzision
Schluss mit „Müller GmbH“ vs. „Mueller Gmbh“. Unsere KI erkennt Dubletten semantisch und schlägt die Zusammenführung von Datensätzen vor. Das verhindert Doppelzahlungen an denselben Empfänger unter zwei verschiedenen IDs von vornherein.
IBAN-Wächter (Fraud Protection)
Der kritischste Moment: Eine Bankverbindung wird kurz vor dem Zahllauf geändert. capient FLOW markiert solche Änderungen sofort als „High Risk“ und erzwingt eine separate, mehrstufige Bestätigung vor der Ausführung.
Vendor Lifecycle Management
Halten Sie Ihre ERP-Datenbank dauerhaft schlank. Der Inaktivitäts-Monitor identifiziert automatisch Lieferanten, mit denen seit 12 oder 24 Monaten kein Umsatz getätigt wurde, und schlägt deren sichere Deaktivierung vor.
Der Prozess: Automatisierte Hygiene
So hält capient FLOW Ihre Kreditorendatenbank dauerhaft und vollautomatisch sauber.
Daily Scan & Import
Täglicher, systemübergreifender Abgleich Ihrer gesamten Lieferantenbasis gegen externe Register, Sanktionslisten und unsere interne Betrugs-Logik.
Auto Enrichment
Fehlende Stammdaten (wie aktuelle USt-ID oder exakte Firmenadresse) werden nach Möglichkeit vollautomatisch validiert und im System angereichert. Keine Suche, nur Fakten.
Risk Alerting
Sofortige, proaktive Warnung an den Compliance-Verantwortlichen bei kritischen, abweichenden Stammdaten-Änderungen kurz vor einem Zahllauf.
Merge & Clean
Automatisierte Vorschläge zur Bereinigung der Datenbank. Sie bestätigen die Zusammenführung von Mandanten-Dubletten einfach und sicher mit einem Klick.
Zertifizierte Compliance & absolute Haftungsminimierung
Vertrauen und rechtliche Sicherheit sind im gehobenen Mittelstand die härteste Währung. Das capient Sicherheitskonzept schützt Ihre sensiblen Kreditorendaten nach höchsten Kriterien:
Zertifizierter Schutz (ISO 27001)
Die digital//m GmbH ist vollumfänglich nach ISO 27001 zertifiziert. Der gesamte Lebenszyklus der Daten – von der Entwicklung bis zum Support – ist lückenlos auditiert.
Serverstandort Deutschland
Betrieb und Datenspeicherung erfolgen ausschließlich in hochsicheren, zertifizierten deutschen Rechenzentren unter strengster Einhaltung der DSGVO.
SOC 2 Ready & ISO 27701
capient FLOW ist vorbereitet auf internationale Prüfstandards und zertifiziert nach ISO 27701 für höchsten Datenschutz im Konzernumfeld.
GoBD-Konformität & Audit Trail
Jede Änderung, Validierung und Freigabe wird in einem unveränderbaren Audit-Trail protokolliert. Dies garantiert eine stressfreie Betriebsprüfung.
Saubere Daten zahlen sich aus.
Eine bereinigte Kreditorendatenbank ist das Fundament für effiziente Fibu-Prozesse:
-
Sicherheit:Drastische Minimierung des Betrugsrisikos und CEO-Frauds durch verifizierte Bankdaten.
-
Effizienz:
Drastische Reduktion von Fehlbuchungen, manueller Nacharbeit und Rückläufern im Zahlungsverkehr.
-
Audit-Ready:
Jederzeit vollständige, korrekte und konsolidierte Datensätze für behördliche Meldungen und Steuerprüfungen.
FAQs zum Lieferanten-Management
Wie schützt capient FLOW das Unternehmen vor gefälschten Rechnungen und IBAN-Manipulationen?
Durch einen kontinuierlichen, automatisierten Abgleich der Rechnungsdaten mit den historisch verifizierten Lieferanten-Stammdaten im ERP-System erkennt capient FLOW Anomalien (wie plötzlich geänderte Bankverbindungen) sofort. Die Plattform isoliert diese Belege im Exception Handling, bevor ein finanzieller Schaden entsteht.
Wie läuft das Onboarding und das Datenmanagement für Lieferanten ab?
capient FLOW setzt auf ein geschütztes, system-agnostisches Verfahren, das die internen IT-Ressourcen schont. Lieferanten erhalten eine gesicherte, reine Lese-Einsicht (Read-Only) in den Status ihrer Rechnungen und Stammdaten. Da keine aktiven Schreibrechte vergeben werden, bleibt die absolute Datenhoheit zu 100 % im Unternehmen.
Welche Rolle spielt die Lieferanten-Validierung für die Compliance im Mittelstand?
Eine lückenlose Überprüfung aller Lieferantendaten ist ein elementarer Bestandteil des internen Kontrollsystems (IKS). capient FLOW dokumentiert jeden Validierungsschritt revisionssicher und GoBD-konform. Dies entlastet die Geschäftsführung haftungsrechtlich (digitale Enthaftung) und sorgt für nahtlose Audits bei Wirtschaftsprüfungen.
